A. Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang dikirimkan
oleh kantor pemerintah atau swasta kepada kantor pemerintah, atau dikirimkan
oleh perseorangan kepada kantor pemerintah dan sebaliknya. Dikarenakan sifatnya
yang resmi, dalam surat terdapat hubungan yang bersifat lugas dan seperlunya
saja (langsung pad pokok pembicaraan atau permasalahan yang ingin disampaikan).
Beberapa jenis surat yang tergolong surat resmi sebagai berikut:
1. pengumuman,
2. surat edaran,
3. surat permohonan,
4. surat laporan,
5. surat pengantar,
6. surat keputusan,
7. surat instruksi,
8. surat tugas,
9. surat kuasa,
10. surat lamaran pekerjaan,
11. surat undangan resmi,
12. surat perjanjian, dan
13. nota dinas.
Catatan:
Surat perjanjian, surat sewa-menyewa
rumah/ tanah, surat jual-beli, surat wasiat, akta dan yang sejenis dengan itu
biasanya disebut surat dinas tetapi tetap bersifat resmi. Surat-surat semacam
itu dapat digunakan sebagai bukti pengadilan.
B. Surat Keluarga
Surat keluarga atau surat pribadi adalah
surat yang berisi hubungan antara seseorang dengan orang lain. Isinya dapat
berupa perkenalan, permintaan maaf, ucapan terimakasih, berita keluarga, ucapan
duka cita, ucapan selamat atau sukacita, undangan, dan lain sebagainya.
C. Surat Niaga
1. Surat Penawaran
Surat penawaran memberi informasi
tentang: a) nama barang yang ditawarkan dan jenisnya, b) kualitas atau
spesifikasi, c) harga, d) potongan, e) cara pemesanan, f) cara pembayaran, g)
syarat penyerahan, h) layanan purnajual (garansi), i) contoh barang (sampel).
Surat penawaran dapat dibuat berdasarkan
iklan atau permintaan penawaran, kalimat pembukanya perlu menyebutkan iklan
atau permintaan penawaran tersebut. Misalnya:
- Sehubungan dengan iklan Saudara dalam
... yang menyatakan bahwa Saudara mencari ...
- Kami telah membaca iklan Saudara dalam
... yang menyatakan bahwa Saudara membutuhkan ...
- Memenuhi surat Saudara tanggal ...,
dengan ini kami kirimkan daftar harga (brosur) ...
2. Surat Permintaan Penawaran
Surat ini dibuat oleh calon konsumen
karena tertarik terhadap suatu produk. Surat ini biasanya mengemukakan hal-hal
sebagai berikut:
a. Menyatakan tertarik terhadap suatu
produk.
b. Minta brosur atau informasi harga dan
lain-lain yang berkaitan dengan pemesanan, seperti cara pembayaran, cara
pengiriman, dan lain-lain.
c. Minta balasan secepatnya agar segera
dapat melakukan pemesanan.
3. Surat Pesanan
Surat pesanan perlu memuat:
a. jenis barang yang dipesan
b. kualitas/ spesifikasi barang
c. jumlah barang
d. harga dan cara pembayaran
e. potongan
f. syarat pengiriman
Kalau pesanan dibuat berdasarkan surat
penawaran atau iklan, kalimat pembukanya perlu menyebut surat pesanan atau
iklan tersebut.
Contoh:
- Surat Saudara tanggal ... beserta
contohnya telah kami terima. Untuk itu kami harap Saudara mengirimkan ...
- Menjawab surat Saudara tanggal ...,
dengan ini kami ...
- Kami telah membawa iklan Saudara pada
... mengenai penawaran ... . Oleh karena persedian kami habis, ...
- Berkenan dengan iklan Saudara dalam
... tanggal ..., dengan ini kami memesan ...
- Kami tertarik dengan iklan Saudara
dalam ... tanggal ..., maka dengan ini kami mengirim wesel untuk ...
4. Surat Pengaduan
Dalam hubungan niaga sering terjadi
kekecewaan pada salah satu pihak. Kekecewaan itu antara lain karena: jumlah
atau kualitas barang tidak sesuai, kerusakan, keterlambatan pengiriman, atau
pengingkaran isi perjanjian. Pihak yang merasa dirugikan biasanya membuat surat
pengaduan. Berikut ini contoh-contoh kalimat pembuka surat pengaduan:
- Barang yang kami pesan telah kami
terima. Akan tetapi, kami kecewa karena pengiriman barang tersebut mengalami
keterlambatan bahkan melampaui waktu yang sudah ditentukan, sehingga ...
- Barang yang Saudara kirimkan telah
sampai di tempat kami. Tapi mutunya tidak sesuai dengan yang kami pesan.
- Kiriman TV merk X telah kami terima.
Namun, ternyata ketika kami buka peti no.5 tidak dilapis dengan baik sehingga
kaca layar TV-nya pecah.
- Sebagaimana telah kita sepakati dalam
surat perjanjian bahwa setelah pelunasan pembayaran, rumah segera dikosongkan.
Namun, ternyata sampai saat ini rumah tersebut masih ada yang menempati, maka
...
Meskipun pengaduan berisi kekecewaan
tapi isi pesan yang disampaikan sebaiknya diungkapkan dengan sopan dan tidak
emosional.
Dalam surat pengaduan dicantumkan pula
tuntuan (klaim) dari pihak yang dirugikan. Klain itu dapat berupa: meminta
pemenuhan jumlah, permintaan potongan harga, permintaan penggantian barang,
pembatalan, atau pun ganti rugi yang disesuaikan dengan kerugian yang didapat.
D. Surat Lamaran Pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan berisi
permohonan untuk bekerja pada suatu tempat. Hal yang perlu dikemukakan dalam
surat lamaran di samping identitas diri adalah jasa yang dapat diberikan,
pendidikan, kecakapan atau keahlian, serta pengalaman yang secara singkat
disebut kualifikasi.
Pembuatan surat lamaran perlu
memerhatikan ketentuan-ketentuan penulisan seperti:
- bentuk surat
- bahasa yang baik dan benar
- tulisan bersih, mudah dibaca, sesuai
dengan kaidah ejaan
- bagian-bagiannya lengkap (meliputi:
hal, tempat/ tanggal pembuatan surat, alamat, salam pembuka, isi surat, salam
penutup, tanda tangan, dan nama jelas)
Surat lamaran pekerjaan dapat diajukan
berdasarkan:
1. Iklan, menggunakan salam
pembuka:
- Setelah membaca iklan yang dimuat
dalam harian ... tanggal ... yang isinya menyatakan bahwa ...
- Dalam harian ... tanggal ... saya
membaca iklan yang menyatakan bahwa PT XXX membutuhkan ... . Berdasarkan dengan
hal tersebut maka ...
2. Informasi seseorang:
- Menurut informasi dari Bapak ..., pada
bagian ..., perusahaan membutuhkan ... . Sehubungan dengan hal itu maka ...
3. Pengumuman resmi dari instansi yang
membutuhkan tenaga:
- Berkenaan dengan pengumuman nomor: ...
tanggal ... tentang penerimaan karyawan PT ... maka yang bertanda tangan di
bawah ini: ...
4. Permohonan instansi pada sekolah:
- Setelah mendapat informasi dari kepala
sekolah tentang permohonan tenaga kerja ...
5. Inisiatif sendiri:
- Yang bertanda tangan di bawah ini, ...
dengan ini mengajukan permohonan untuk diterima sebagai karyawan pada ...
Hal-hal lain yang perlu diperhatikan
dalam surat lamaran pekerjaan:
a. Daftar riwayat hidup
b. Fotokopi ijazah terakhir
c. Sertifikat-sertifikat (terkait dengan
bidang yang ingin dilamar)
d. SKKB (Surat Keterangan Berkelakukan
Baik)
e. Pas foto
Selain itu, instansi atau lembaga
tertentu juga meminta persyaratan lain, misalnya:
a. Surat keterangan pengalaman kerja,
b. Surat keterangan berbadan sehat,
c. Surat izin orang tua, dan
lain-lain.
Daftar riwayat hidup (Curiculum
Vitae) sebagai lampiran surat lamaran pekerjaan berisi hal-hal sebagai berikut:
a. nama
b. tempat dan tanggal lahir
c. alamat
d. nomor KTP
e. agama
f. jenis kelamin
g. tinggi dan berat badan
h. warga negara
i. status perkawinan
j. suami/istri (nama, umur, pekerjaan,
alamat)
k. anak (nama, tanggal lahir, umur,
pekerjaan)
l. orang tua (ayah dan ibu)
m. riwayat pendidikan (SD, SMP, SMA,
Perguruan Tinggi)
n. kursus-kursus
o. pengalaman kerja
p. prestasi
q. pernyataan yang menyatakan bahwa
daftar riwayat hidup tersebut dibuat dengan sebenarnya
r. tempat tanggal pembuatan surat
s. tanda tangan dan nama jelas
